III. Interne Organisationsmaßnahmen
1. Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung und lückenlose Dokumentation
Die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips, die Trennung von unvereinbaren Tätigkeiten (Funktionstrennung) und strikte Vorgaben für eine lückenlose Dokumentation sind geeigneteMaßnahmen, um Unregelmäßigkeiten insbesondere im Auftrags- und Lieferwesen vorzubeugen. Insbesondere sind alle Transaktionen ordnungsgemäß und wahrheitsgetreu zu verbuchen sowie angemessen zu dokumentieren.
Das Unternehmen soll ferner die internen Kontrollsysteme, insbesondere im Hinblick auf Buchführung und Dokumentation, regelmäßig auf die Angemessenheit zur Prävention von Korruption überprüfen.
Im Rahmen der Funktionstrennung ist dabei möglichst auf die strikte Trennung zwischen Entscheidung, Ausführung, Überprüfung und Berichterstattung zu achten.
2. Personalrotation in sensiblen Bereichen
Im Unternehmen sind geeignete Instrumente zu entwickeln, die sicherstellen, dass im Einstellungs- und Entwicklungsprozess integere Mitarbeiter beschäftigt werden. Wenn möglich und wirtschaftlich vertretbar, kann in korruptionsgefährdeten betrieblichen Bereichen in angemessenen Zeitabständen Personalrotation eine wirkungsvolle Maßnahme sein. Dabei ist aber deutlich zu machen, dass ein solcher Wechsel keine Diskriminierung der betroffenen Mitarbeiter bedeutet.
3. Lieferanten-Alternativen
Schon aus wirtschaftlichen Gründen sollte ein Unternehmen darauf achten, regelmäßig unterschiedliche Angebote einzuholen und die Beschaffung transparent zu strukturieren. Einseitigen Abhängigkeiten kann damit wirksam entgegengewirkt werden.
Daneben sollte das Unternehmen bei dem Einsatz von Dritten zur Vertriebsunterstützung vor Vertragsschluss Informationen einholen, um das Risiko unzulässiger Zahlungen über Dritte zu reduzieren. Gezahlte Entgelte/Provisionen müssen angemessen und die Leistungen sowie die Vertragsbeziehungen hinreichend dokumentiert sein.
4. Vertrauliches Hinweisgebersystem (Whistleblowing)
Die Unternehmensleitung ist angehalten, Korruption zu verhindern. Sie erwartet daher auch, dass die Mitarbeiter ihrer Informationspflicht über korruptes Verhalten nachkommen. Als Teil ihrer Compliance-Maßnahmen ruft die Unternehmensleitung ein Hinweisgeberprogramm ins Leben, das in allen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist, kommuniziert, in die jeweilige Landessprache übersetzt und umgesetzt wird. Dabei sind die nationalen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen zu beachten. Jeder Mitarbeiter trägt Mitverantwortung, wenn er von korruptem Verhalten Kenntnis hat und dieses nicht meldet.
Mitarbeiter sollen ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen und Diskriminierung Vorfälle melden können. Einem Mitarbeiter, der seiner Informationspflicht nachkommt, darf hieraus kein Nachteil entstehen, sofern er eine Eingabe im guten Glauben macht. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass seine Mitteilungen auf Wunsch vertraulich behandelt werden. Des Weiteren ist es auch sinnvoll, die Möglichkeit zu schaffen, Hinweise anonym melden zu können.
Andererseits ist aber auch der Schutz der Mitarbeiter vor unbegründeten Verdächtigungen sicherzustellen. Ein Hinweisgebersystem sollte nicht Nährboden für Bespitzelung
und Anschwärzung im Alltag bieten. Es bieten sich zwei verschiedene Lösungswege für ein vertrauliches Hinweisgebersystem an.
Zum einen können Informationen über korruptionsverdächtiges Verhalten an eine dafür vorgesehene unabhängige, zur Verschwiegenheit verpflichtete externe Stelle - vorzugsweise an einen Rechtsanwalt - gerichtet werden. Diese Stelle soll erst nach diskreter Prüfung des Wahrheitsgehalts der Verdächtigungen die Information an die Unternehmensleitung bzw. die vorgesehenen Gremien im Unternehmen weitergeben.
Zum anderen kann ein Hinweisgebersystem in Form einer internen Anlauf- oder Meldestelle im Unternehmen geschaffen werden, an die sich Mitarbeiter vertraulich wenden können.
Diese zur Verschwiegenheit verpflichtete Stelle prüft Informationen über korruptionsverdächtiges Verhalten und gibt die Informationen dann mit Einverständnis des Hinweisgebers an die zuständigen Gremien im Unternehmen oder die Unternehmensleitung weiter.
Die Unternehmensleitung hat grundsätzlich allen entsprechenden Hinweisen nachzugehen, sie zu überprüfen, sie, wenn nötig, den Strafverfolgungsbehörden zu melden und interne Konsequenzen zu ziehen.
5. Information und Kommunikation
Prävention gegen Korruption und korruptes Verhalten muss neben betrieblichen Verhaltensrichtlinien sowie Arbeits- und Werksverträgen auch die Bekanntmachung der
entsprechenden Regelungen bei den Mitarbeitern beinhalten. Hier sind auch formale Gesichtspunkte wie die rechtswirksame Dokumentation der Kenntnisnahme zu beachten.
Eine angemessene interne Kommunikation kann z. B. über Aushänge, Rundschreiben, Intranet, E-Mails sowie Präsenzveranstaltungen erfolgen.
Weiterhin sollte die Information über relevante Regelungen auch im Bereich Aus- und Fortbildung ihren Niederschlag finden. Mittels gezielter Informationen, Belehrungen oder Trainings - mindestens einmal jährlich - kann bei den Betriebsangehörigen die Sensibilität für korrektes Verhalten gestärkt werden. In korruptionsgefährdeten Bereichen wie Vertrieb, Einkauf und technischer Betrieb sind daher angemessene Schulungen sicherzustellen und zu dokumentieren.
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